福州大学学生资助档案管理细则
信息来源:暂无    发布日期:2018-01-01    浏览次数:0

一 、整理原则及质量要求

(一)归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分各文件的不同价值,便于保管和利用。

(二)归档文件应齐全、完整、真实。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

(三)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

(四)归档文件如需盖章,应检查文件是否完整、清晰。

二 、整理方法

(一) 归档文件的整理以“卷”为单位,一般以3cm到5cm为一卷。若学院材料在量多的情况下,则应将该学院材料整理为一卷以确保文件的完整性。

(二) 归档文件分类采用年度--机构--保管期限

1、年度----机构----保管期限分类法:文件分类应先按归档文件的形成年度分类,在每个年度内,按单位内设机构设置类目,再根据保管期限分类。由于学工处的档案是以学年为单位,故此处的年度均为跨年度。具体的时间判别为:红头文件以发文时间落款为准;申请表、调查表等表格以最迟的时间为主;若没有时间,则为前后文件大概估算到月并记为这个月的最后一天。所有保管文件的保管期限为永久;

(1)如果某份材料含重复件,需剔除重复件,并在案卷备考表上注明(前提条件是文件较多的情况下,已经打码的文件可照此操作;如果案卷材料较少,剔除重复件后最好重新打码,此时不用在备考表上说明)

(2)传真纸的处理方法:传真纸因油墨容易挥发,因此遇有传真件的材料需进行复印,并保留复印件。

(3)整理材料时,如遇有唯独某人缺失某份文件材料而其他人均有完整材料,则应要求缺失材料者尽量补齐所缺失材料,否则应在备考表中注明;如遇有盖章不齐全的情况,则应要求先补齐章,同时补齐时间。

(4)有关贫困认定的材料,各学院需单独成卷。若学院有变更材料,则变更材料可单独成卷。社会助学金发放表或发放名单的日期,以学工处盖章时间为准;若无日期,由相应负责的老师确定。

2、材料排序:一般有名单汇总表的材料需按照汇总表的顺序排序;无名单汇总表的材料则按照学院顺序排列;校发文排序时,按照事情发展顺序排序;

3、打码:归档文件的打码一般是三位数,打码机从001开始,需拨到112,即每一位都加1;双面打印的文件要求双面打码,空白页不计;打码时应打到纸张的右上角(或反面的左上角),不可将码打到字上或者表格上。此外,打码痕迹应清晰,不可模糊。

4、拟标题:建议每学年的归档文件拟案卷题名最好由一人拟定,标题以责任者为起始。如责任者是福州大学,则标题为“福州大学关于……的通知(公示)”,标题一定要简练、准确,以便全面反映档案的内容。需注意,应使用1.0的黑色签字笔签写案卷题名;由于文件装订在左侧装订,因此整理文件题名为纸张左侧的材料时,需将含有题名的一侧朝左放置。

5、录入:档案管理系统里录入归档文件时,在专题档案下的资助档案里进行录入,录入时首先需要建立一个案卷级目录,然后在该案卷里面建立文件级目录。需注意,在建立案卷级目录时,文件份数先不填,待该卷档案全部录入完后再返回填写文件份数。

6、责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者;

7、日期:填写文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日;若文件时间不确定,则根据前后文件确定月份,如无法确定具体日期,一般规定到该月的最后一天。

(1)归档情况必须为未归档,遇有下拉菜单栏的选项一定要进行选择,而非手动输入;

(2)标题的拟定一般以发文的抬头为准,若无标题则需要根据具体内容进行概括提炼,一般要含有责任者、主要事件;

8、打印案卷目录和备考表:在归档文件打孔之前打印系统自动生成的案卷目录和备考表,案卷目录排序位置在前,备考表放排序位置在后。需注意,遇有案卷目录的最后一条的页码需要改动的情况时,须将目录载入excel中进行改动。需注意,载入excel时应稍微调整下表头的行高(如图7),否则会隐藏掉表头部分文字,且无法打印;

9、排放整齐:含有钉的文件需使用起钉器去除;使用比较单薄的稿纸或小于A4纸张出具的证明材料,需贴在A4纸上以便于长久保存;如遇有在装订时内容会被遮住的文件,则需要在装订的左侧贴上3cm左右宽度的纸条;

10、复核文件目录:归档文件的目录复核建议放在文件打孔之前,复合的内容一般含有责任者、时间、题名及其中的错别字,其中部分没有具体时间的材料应依据该件邻近的文件日期作出预估,无法预估的一般会估到月份,且本月最后一天为具体日期;

11、打孔:文件打孔是用打孔机在文件左侧1/4,2/4,3/4处打孔,注意打孔时一定要直上直下,千万不要打歪,以防止影响查阅文件内容和美观;

12、装订:归档文件按卷用线装订。采用左侧装订,应将左、下侧对齐,需用到引线针穿线;

13、档案盒书写:归档文件装入之前应先将档案盒封面所填入的内容填好,目前档案盒需要手写的项为案卷题名和起始时间,其他均需要盖章。盖章部分要保证整齐,不可有重影。

附件:学生资助档案归档流程图



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