一 、整理原则及质量要求
（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分各文件的不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全、完整、真实。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
（三）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（四）归档文件如需盖章，应检查文件是否完整、清晰。
二 、整理方法
（一） 归档文件的整理以“卷”为单位，一般以3cm到5cm为一卷。若学院材料在量多的情况下，则应将该学院材料整理为一卷以确保文件的完整性。
（二） 归档文件分类采用年度--机构--保管期限
1、年度----机构----保管期限分类法：文件分类应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按单位内设机构设置类目，再根据保管期限分类。由于学工处的档案是以学年为单位，故此处的年度均为跨年度。具体的时间判别为：红头文件以发文时间落款为准；申请表、调查表等表格以最迟的时间为主；若没有时间，则为前后文件大概估算到月并记为这个月的最后一天。所有保管文件的保管期限为永久；
（1）如果某份材料含重复件，需剔除重复件，并在案卷备考表上注明（前提条件是文件较多的情况下，已经打码的文件可照此操作；如果案卷材料较少，剔除重复件后最好重新打码，此时不用在备考表上说明）
（2）传真纸的处理方法：传真纸因油墨容易挥发，因此遇有传真件的材料需进行复印，并保留复印件。
（3）整理材料时，如遇有唯独某人缺失某份文件材料而其他人均有完整材料，则应要求缺失材料者尽量补齐所缺失材料，否则应在备考表中注明；如遇有盖章不齐全的情况，则应要求先补齐章，同时补齐时间。
（4）有关贫困认定的材料，各学院需单独成卷。若学院有变更材料，则变更材料可单独成卷。社会助学金发放表或发放名单的日期，以学工处盖章时间为准；若无日期，由相应负责的老师确定。
2、材料排序：一般有名单汇总表的材料需按照汇总表的顺序排序；无名单汇总表的材料则按照学院顺序排列；校发文排序时，按照事情发展顺序排序；
3、打码：归档文件的打码一般是三位数，打码机从001开始，需拨到112，即每一位都加1；双面打印的文件要求双面打码，空白页不计；打码时应打到纸张的右上角（或反面的左上角），不可将码打到字上或者表格上。此外，打码痕迹应清晰，不可模糊。
4、拟标题：建议每学年的归档文件拟案卷题名最好由一人拟定，标题以责任者为起始。如责任者是福州大学，则标题为“福州大学关于……的通知（公示）”，标题一定要简练、准确，以便全面反映档案的内容。需注意，应使用1.0的黑色签字笔签写案卷题名；由于文件装订在左侧装订，因此整理文件题名为纸张左侧的材料时，需将含有题名的一侧朝左放置。
5、录入：档案管理系统里录入归档文件时，在专题档案下的资助档案里进行录入，录入时首先需要建立一个案卷级目录，然后在该案卷里面建立文件级目录。需注意，在建立案卷级目录时，文件份数先不填，待该卷档案全部录入完后再返回填写文件份数。
6、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
7、日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；若文件时间不确定，则根据前后文件确定月份，如无法确定具体日期，一般规定到该月的最后一天。
（1）归档情况必须为未归档，遇有下拉菜单栏的选项一定要进行选择，而非手动输入；
（2）标题的拟定一般以发文的抬头为准，若无标题则需要根据具体内容进行概括提炼，一般要含有责任者、主要事件；
8、打印案卷目录和备考表：在归档文件打孔之前打印系统自动生成的案卷目录和备考表，案卷目录排序位置在前，备考表放排序位置在后。需注意，遇有案卷目录的最后一条的页码需要改动的情况时，须将目录载入excel中进行改动。需注意，载入excel时应稍微调整下表头的行高（如图7），否则会隐藏掉表头部分文字，且无法打印；
9、排放整齐：含有钉的文件需使用起钉器去除；使用比较单薄的稿纸或小于A4纸张出具的证明材料，需贴在A4纸上以便于长久保存；如遇有在装订时内容会被遮住的文件，则需要在装订的左侧贴上3cm左右宽度的纸条；
10、复核文件目录：归档文件的目录复核建议放在文件打孔之前，复合的内容一般含有责任者、时间、题名及其中的错别字，其中部分没有具体时间的材料应依据该件邻近的文件日期作出预估，无法预估的一般会估到月份，且本月最后一天为具体日期；
11、打孔：文件打孔是用打孔机在文件左侧1/4,2/4,3/4处打孔，注意打孔时一定要直上直下，千万不要打歪，以防止影响查阅文件内容和美观；
12、装订：归档文件按卷用线装订。采用左侧装订，应将左、下侧对齐，需用到引线针穿线；
13、档案盒书写：归档文件装入之前应先将档案盒封面所填入的内容填好，目前档案盒需要手写的项为案卷题名和起始时间，其他均需要盖章。盖章部分要保证整齐，不可有重影。
附件：学生资助档案归档流程图
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